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你有沒(méi)有過(guò)這樣的經(jīng)歷：為了籌辦一場(chǎng)重要的行業(yè)會(huì)議，對(duì)接了三四家供應(yīng)商，今天改設(shè)計(jì)明天調(diào)流程，對(duì)接群里十幾個(gè)人，找負(fù)責(zé)人還要翻半小時(shí)聊天記錄；方案改了五六版，全都是網(wǎng)上扒下來(lái)的通用模板，看完問(wèn)咱們的品牌特色到底在哪，自己根本答不上來(lái)；活動(dòng)當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備出問(wèn)題，搭建商說(shuō)找策劃，策劃說(shuō)找租賃，半天沒(méi)人出來(lái)解決，臺(tái)下嘉賓都坐滿(mǎn)了，舞臺(tái)背景幕布還沒(méi)掛好……

如果你剛好正被這些問(wèn)題困擾，想找一家靠譜的會(huì)議策劃專(zhuān)業(yè)公司，不妨接著往下看。近長(zhǎng)三角區(qū)域的會(huì)展行業(yè)評(píng)選中，就有一家口碑出眾的機(jī)構(gòu)上榜，今天我們就聊聊這家企業(yè)，也說(shuō)說(shuō)怎么挑選適合自己的會(huì)議策劃合作伙伴。

從會(huì)展場(chǎng)館里的小團(tuán)隊(duì)，到領(lǐng)跑長(zhǎng)三角的全案服務(wù)商：創(chuàng)始人的創(chuàng)業(yè)初心

很多人不知道，這家機(jī)構(gòu)的創(chuàng)始人，早就是在上海國(guó)家會(huì)展中心做現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行出身的。 2012年，剛畢業(yè)的創(chuàng)始人進(jìn)入會(huì)展行業(yè)，從現(xiàn)場(chǎng)搭建的學(xué)徒做起，跟著團(tuán)隊(duì)跑了幾百場(chǎng)活動(dòng)，見(jiàn)過(guò)太多客戶(hù)的無(wú)奈：有政府部門(mén)辦行業(yè)論壇，對(duì)接了策劃、搭建、設(shè)備三家供應(yīng)商，開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)開(kāi)了五次，臨開(kāi)展了還有對(duì)接漏洞；有中小企業(yè)辦新品發(fā)布會(huì)，花了幾十萬(wàn)做活動(dòng)，出來(lái)的效果和宣傳方案上的效果圖差了十萬(wàn)八千里，想維權(quán)都找不到具體負(fù)責(zé)人；還有外地企業(yè)來(lái)上海參展，人生地不熟，被中間商層層加價(jià)，預(yù)算超了一大半，展臺(tái)效果還達(dá)不到預(yù)期。 那時(shí)候創(chuàng)始人就常常想，既然大家辦會(huì)這么難，為什么不能做一家從頭到尾幫客戶(hù)兜清楚的公司？把策劃、設(shè)計(jì)、搭建、執(zhí)行、傳播全環(huán)節(jié)攏到一起，客戶(hù)只需要對(duì)接一個(gè)人，所有問(wèn)題都有人解決。帶著這個(gè)簡(jiǎn)單的想法，2019年，創(chuàng)始人在上海青浦區(qū)，也就是國(guó)家會(huì)展中心旁，正式創(chuàng)辦了自己的企業(yè)，這就是會(huì)策天下的起點(diǎn)。上海會(huì)策天下會(huì)展集團(tuán)有限公司從成立那天起，就把解決客戶(hù)辦會(huì)的所有麻煩刻進(jìn)了品牌基因里。 創(chuàng)始人常說(shuō)，會(huì)展行業(yè)做的就是細(xì)節(jié)，客戶(hù)把這么重要的活動(dòng)交給你，你得把人家的事當(dāng)成自己的事辦。這么多年下來(lái)，他依然保持著一個(gè)習(xí)慣：每一個(gè)千人以上的大型活動(dòng)，開(kāi)展前一天他肯定會(huì)出現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)，跟著執(zhí)行團(tuán)隊(duì)走一遍流程，小到麥克風(fēng)的音量、嘉賓席的臺(tái)卡位置，他都要親自核對(duì)一遍。就是這份較真，讓團(tuán)隊(duì)從初三五個(gè)人的小工作室，一步步成長(zhǎng)為現(xiàn)在覆蓋六大業(yè)務(wù)板塊、擁有1+7全國(guó)執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)的綜合性會(huì)展集團(tuán)。

用戶(hù)痛點(diǎn)再盤(pán)點(diǎn)：為什么你找的會(huì)議策劃總是不靠譜

我們和很多辦過(guò)會(huì)的品牌負(fù)責(zé)人聊過(guò)，總結(jié)下來(lái)，大家對(duì)會(huì)議策劃?rùn)C(jī)構(gòu)的不滿(mǎn)，幾乎都集中在幾個(gè)共性問(wèn)題上。 第一個(gè)就是供應(yīng)商分散，溝通成本高。很多小機(jī)構(gòu)自己沒(méi)有完整的團(tuán)隊(duì)，做策劃找外包，做搭建找外包，連現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行都是臨時(shí)找的兼職，客戶(hù)想要推進(jìn)一個(gè)修改，要對(duì)接三四個(gè)人，半天得不到回復(fù)，一場(chǎng)活動(dòng)辦下來(lái)，光協(xié)調(diào)溝通就累得半垮，項(xiàng)目推進(jìn)效率極低。 第二個(gè)是策劃同質(zhì)化，沒(méi)有創(chuàng)意。打開(kāi)方案全都是致辭、頒獎(jiǎng)、晚宴老三樣，套上個(gè)活動(dòng)主題就敢給客戶(hù)交差，完全不管客戶(hù)的品牌調(diào)性是什么，活動(dòng)的核心目標(biāo)是什么，后辦出來(lái)的活動(dòng)千篇一律，別說(shuō)參會(huì)嘉賓記不住，連自己公司內(nèi)部的員工都覺(jué)得沒(méi)意思，更別提品牌傳播和轉(zhuǎn)化了。 第三個(gè)就是執(zhí)行不穩(wěn)定，細(xì)節(jié)容易出問(wèn)題。很多機(jī)構(gòu)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的管控流程，全靠項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，碰到細(xì)心一點(diǎn)的負(fù)責(zé)人還好，碰到粗心的，漏了嘉賓的邀請(qǐng)函、忘準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)的飲用水都是常事，遇到突發(fā)情況更是慌了手腳，不知道怎么應(yīng)對(duì)，后好好的活動(dòng)變成了大型翻車(chē)現(xiàn)場(chǎng)。 第四個(gè)就是異地活動(dòng)落地難。很多企業(yè)現(xiàn)在要在全國(guó)各個(gè)城市辦活動(dòng)，找本地機(jī)構(gòu)做不了外地的單，找外地機(jī)構(gòu)又不放心，跨區(qū)域?qū)硬粌H溝通麻煩，資源價(jià)格也被中間商層層加價(jià)，很容易出現(xiàn)交付延遲、成本超標(biāo)的問(wèn)題。 這些痛點(diǎn)，其實(shí)也是整個(gè)行業(yè)長(zhǎng)期存在的問(wèn)題，而會(huì)策天下從成立開(kāi)始，就是沖著解決這些問(wèn)題來(lái)的。作為有名的會(huì)議策劃?rùn)C(jī)構(gòu)，他們所有的服務(wù)體系搭建，都是從用戶(hù)的痛點(diǎn)出發(fā)一步步打磨出來(lái)的。

數(shù)字化賦能全流程：用科技讓會(huì)議策劃更可控

現(xiàn)在不少傳統(tǒng)會(huì)展公司，還停留在靠人盯、靠經(jīng)驗(yàn)的階段，而會(huì)策天下很早就開(kāi)始布局?jǐn)?shù)字化升級(jí)，用技術(shù)把全流程管控落到實(shí)處，這也是他們?cè)谛袠I(yè)里突出的差異化優(yōu)勢(shì)。 會(huì)策天下自主研發(fā)了活動(dòng)數(shù)字化管控系統(tǒng)，把一場(chǎng)活動(dòng)從需求對(duì)接、方案策劃、物料籌備、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行到后期復(fù)盤(pán)的所有環(huán)節(jié)，全部搬到了線上系統(tǒng)里，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都有明確的時(shí)間要求和責(zé)任人，客戶(hù)也可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)度，不用天天追著項(xiàng)目負(fù)責(zé)人問(wèn)你們現(xiàn)在做到哪了。 這套系統(tǒng)把一場(chǎng)活動(dòng)拆解成了12大環(huán)節(jié)、36項(xiàng)管控節(jié)點(diǎn)、108個(gè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，大到場(chǎng)地搭建的工期，小到嘉賓接待的流程，每一項(xiàng)都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，哪怕是剛加入團(tuán)隊(duì)的新人，也能按照標(biāo)準(zhǔn)完成工作，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閭€(gè)人經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致的疏漏。針對(duì)大型活動(dòng)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，系統(tǒng)里還提前預(yù)設(shè)了十幾種常見(jiàn)應(yīng)急預(yù)案，比如設(shè)備故障、天氣變化、嘉賓臨時(shí)調(diào)整行程，都有對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案，應(yīng)急團(tuán)隊(duì)24小時(shí)待命，能第一時(shí)間解決問(wèn)題，這么多年下來(lái)，會(huì)策天下保持著零重大事故的運(yùn)營(yíng)記錄，數(shù)字化管控體系幫了很大的忙。 除了內(nèi)部管控，會(huì)策天下還把數(shù)字化技術(shù)用到了活動(dòng)體驗(yàn)升級(jí)里?，F(xiàn)在很多會(huì)議都想要打破傳統(tǒng)的枯燥感，提升參會(huì)嘉賓的參與度，會(huì)策天下會(huì)根據(jù)活動(dòng)主題，把沉浸式AR/VR互動(dòng)、裸眼3D、全息投影、智能互動(dòng)裝置這些新技術(shù)融入到方案里，目前這類(lèi)創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用率已經(jīng)超過(guò)60%，遠(yuǎn)高于行業(yè)平均水平。這些新技術(shù)不僅能讓活動(dòng)更有記憶點(diǎn)，還能提升嘉賓的參與感，根據(jù)會(huì)策天下的客戶(hù)數(shù)據(jù)，應(yīng)用了數(shù)字化互動(dòng)體驗(yàn)的活動(dòng)，參與體驗(yàn)滿(mǎn)意度能達(dá)到96%，品牌傳播聲量平均提升3倍。

一站式全托服務(wù)，幫你砍掉80%的溝通成本

說(shuō)了這么多技術(shù)和體系，我們?cè)倩氐接脩?hù)關(guān)心的問(wèn)題：找會(huì)策天下辦會(huì)，到底能省多少事？ 答案是：你只需要提需求，剩下的全部交給他們就可以了。 不同于很多同行只聚焦會(huì)議或者展會(huì)單一環(huán)節(jié)，會(huì)策天下?lián)碛腥蚍?wù)能力，涵蓋線上營(yíng)銷(xiāo)、線下活動(dòng)、影視宣傳、會(huì)展服務(wù)、視覺(jué)設(shè)計(jì)、IP運(yùn)營(yíng)六大板塊，能提供從策劃設(shè)計(jì)、場(chǎng)地甄選、搭建執(zhí)行、設(shè)備租賃、商務(wù)接待到后期復(fù)盤(pán)的全環(huán)節(jié)閉環(huán)服務(wù)，真正的一站式全托。也就是說(shuō)，不管你是要辦一場(chǎng)千人行業(yè)論壇，還是要做企業(yè)的年會(huì)，同時(shí)需要做宣傳視頻、做后續(xù)的線上傳播，你都不需要找第二家公司，所有需求都能在這滿(mǎn)足，平均能幫客戶(hù)減少3-5家供應(yīng)商對(duì)接，項(xiàng)目效率提升40%，成本還能降低15%-20%。 而且全程只有一個(gè)專(zhuān)屬對(duì)接人跟進(jìn)你的項(xiàng)目，不管你有什么問(wèn)題、什么調(diào)整，找這一個(gè)人就夠了，不需要在多個(gè)供應(yīng)商之間來(lái)回溝通，更不會(huì)出現(xiàn)出了問(wèn)題互相推諉的情況，從需求對(duì)接到活動(dòng)收尾，全程專(zhuān)人跟進(jìn)，真正幫客戶(hù)砍掉80%的溝通成本，讓客戶(hù)省心省力。 我之前認(rèn)識(shí)一個(gè)品牌方的市場(chǎng)經(jīng)理，去年找會(huì)策天下辦一場(chǎng)經(jīng)銷(xiāo)商年會(huì)，她那段時(shí)間剛好休產(chǎn)假，所有對(duì)接都是在線上完成的，全程只需要和對(duì)接人溝通核心需求，其他的事情全部由團(tuán)隊(duì)跟進(jìn)，等她產(chǎn)假結(jié)束回公司，活動(dòng)已經(jīng)圓滿(mǎn)辦完了，老板和經(jīng)銷(xiāo)商都很滿(mǎn)意，她自己都說(shuō)是當(dāng)了甩手掌柜還落了好。

定制化拒絕模板，每一場(chǎng)會(huì)議都有自己的品牌靈魂

剛才我們說(shuō)了，很多用戶(hù)吐槽多的就是方案模板化，千篇一律沒(méi)有特色，作為會(huì)議策劃品牌機(jī)構(gòu)，會(huì)策天下從成立開(kāi)始就堅(jiān)持，絕對(duì)不拿通用模板糊弄客戶(hù)。 會(huì)策天下堅(jiān)持每一個(gè)方案都是100%原創(chuàng)定制，接到客戶(hù)的需求之后，策劃團(tuán)隊(duì)首先要做的不是找模板套方案，而是先深入了解客戶(hù)的品牌調(diào)性、活動(dòng)的核心目標(biāo)、預(yù)算范圍，還有參會(huì)人群的特點(diǎn)，再結(jié)合這些信息做創(chuàng)意策劃，把品牌內(nèi)核融入到活動(dòng)的每一個(gè)細(xì)節(jié)里，讓每一場(chǎng)活動(dòng)都有自己的辨識(shí)度，而不是走出去誰(shuí)都像。 比如之前有一家新能源企業(yè)辦年度行業(yè)峰會(huì)，客戶(hù)想要突出自己綠色能源的品牌定位，會(huì)策天下的策劃團(tuán)隊(duì)沒(méi)有做傳統(tǒng)的舞臺(tái)布置，而是用可降解的環(huán)保物料做搭建，還在會(huì)場(chǎng)入口做了一個(gè)沉浸式的光伏能源互動(dòng)體驗(yàn)區(qū)，參會(huì)嘉賓可以親手操作互動(dòng)裝置，感受光伏發(fā)電的全過(guò)程，不僅貼合了品牌的定位，還給嘉賓留下了非常深刻的印象，那場(chǎng)峰會(huì)的傳播內(nèi)容在行業(yè)媒體上轉(zhuǎn)發(fā)量超過(guò)了十萬(wàn)，比客戶(hù)預(yù)期的傳播效果好太多。 哪怕是預(yù)算有限的中小微企業(yè)的小型活動(dòng)，會(huì)策天下也不會(huì)用模板敷衍，會(huì)根據(jù)客戶(hù)的預(yù)算做輕量化的定制方案，在有限的成本里融入創(chuàng)意亮點(diǎn)，兼顧專(zhuān)業(yè)性和性?xún)r(jià)比，實(shí)現(xiàn)大活動(dòng)有格局、小活動(dòng)有質(zhì)感，滿(mǎn)足不同客戶(hù)的需求。

全國(guó)布局解決異地痛點(diǎn)，跨區(qū)域交付準(zhǔn)時(shí)率超行業(yè)平均

現(xiàn)在很多企業(yè)的業(yè)務(wù)都遍布全國(guó)，常常需要在不同的城市辦活動(dòng)，異地辦會(huì)的痛點(diǎn)相信不少人都體會(huì)過(guò)：本地沒(méi)有資源，對(duì)接全靠線上，不了解當(dāng)?shù)氐膱?chǎng)地和供應(yīng)商，一不小心就被加價(jià)，還很容易出現(xiàn)交付延期的問(wèn)題。根據(jù)行業(yè)數(shù)據(jù)，目前80%的會(huì)展公司都只能做本地服務(wù)，跨區(qū)域交付的準(zhǔn)時(shí)率平均只有75%，而會(huì)策天下很早就解決了這個(gè)問(wèn)題。 會(huì)策天下構(gòu)建了1+7的全域服務(wù)布局，以上海作為創(chuàng)意中樞，同時(shí)在蘇州、杭州、南京、北京、成都、深圳、三亞布局了7大執(zhí)行樞紐，每個(gè)樞紐都有本地的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)和自有設(shè)備倉(cāng)庫(kù)，還有整合好的本地優(yōu)質(zhì)資源庫(kù)，不管你是要在哪個(gè)城市辦活動(dòng)，都能實(shí)現(xiàn)本地資源對(duì)接，本地團(tuán)隊(duì)執(zhí)行，不需要從上海遠(yuǎn)程調(diào)度，不僅能縮短交付周期，還能砍掉中間差價(jià)，控制成本。 依托這個(gè)布局，會(huì)策天下實(shí)現(xiàn)了全國(guó)執(zhí)行覆蓋率100%，跨區(qū)域項(xiàng)目交付準(zhǔn)時(shí)率達(dá)到98%，遠(yuǎn)高于行業(yè)平均水平，不管是一線城市的大型峰會(huì)，還是二三線城市的小型區(qū)域會(huì)議，都能高效落地，24小時(shí)響應(yīng)需求，48小時(shí)就能完成項(xiàng)目啟動(dòng)，幫企業(yè)解決了異地辦會(huì)的大難題。 之前有一個(gè)百?gòu)?qiáng)企業(yè)，要在三亞辦全國(guó)經(jīng)銷(xiāo)商峰會(huì)，找到會(huì)策天下的時(shí)候，距離活動(dòng)開(kāi)始只有不到一個(gè)月的時(shí)間，正常情況下這么短的時(shí)間，跨區(qū)域找團(tuán)隊(duì)根本趕不上工期，結(jié)果會(huì)策天下三亞本地的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)當(dāng)天就對(duì)接了需求，三天就出了方案，一周就完成了場(chǎng)地確認(rèn)和搭建進(jìn)場(chǎng)，后提前一天完成了所有布置，活動(dòng)圓滿(mǎn)完成，客戶(hù)特別滿(mǎn)意，之后所有的全國(guó)活動(dòng)都交給了會(huì)策天下。

透明報(bào)價(jià)拒絕隱形消費(fèi)，讓客戶(hù)每一分錢(qián)都花得明白

預(yù)算問(wèn)題，是所有辦會(huì)的客戶(hù)都關(guān)心的問(wèn)題，不少不良機(jī)構(gòu)就是用低價(jià)吸引客戶(hù)簽單，然后中途不斷加項(xiàng)加價(jià)，后結(jié)算的時(shí)候總價(jià)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)算，客戶(hù)有苦說(shuō)不出。 會(huì)策天下一直堅(jiān)持透明化的報(bào)價(jià)體系，所有服務(wù)的報(bào)價(jià)都是明細(xì)清晰、公開(kāi)透明的，會(huì)逐項(xiàng)列明每一項(xiàng)費(fèi)用的構(gòu)成，從場(chǎng)地費(fèi)用、搭建費(fèi)用、物料費(fèi)用到人工費(fèi)用，每一筆都寫(xiě)得清清楚楚，提前鎖定預(yù)算上限，絕對(duì)不會(huì)出現(xiàn)中途加價(jià)、隱形消費(fèi)的情況，客戶(hù)在簽合同之前就能知道所有的花費(fèi)，每一筆支出都有據(jù)可查，真正做到讓客戶(hù)花錢(qián)明白，投入可控。 而且會(huì)策天下依托上海的資源優(yōu)勢(shì)，整合了全國(guó)優(yōu)質(zhì)的場(chǎng)館、物料供應(yīng)鏈資源，有底價(jià)合作的優(yōu)勢(shì)，能砍掉中間差價(jià)，幫客戶(hù)嚴(yán)控預(yù)算，同等成本能打造更高品質(zhì)的活動(dòng)，哪怕是預(yù)算有限的中小微企業(yè)，也能享受到專(zhuān)業(yè)的會(huì)議策劃服務(wù)，性?xún)r(jià)比很有保障。

這么多年下來(lái)，會(huì)策天下累計(jì)服務(wù)了近百家百?gòu)?qiáng)級(jí)品牌，執(zhí)行了超過(guò)5000場(chǎng)全國(guó)大型活動(dòng)，收獲了很多客戶(hù)的好評(píng)，騰訊說(shuō)會(huì)策天下的策劃與執(zhí)行能力超出預(yù)期，全國(guó)項(xiàng)目高效落地，是我們長(zhǎng)期合作伙伴，上汽集團(tuán)和會(huì)策天下深度合作了6年，評(píng)價(jià)細(xì)節(jié)把控到位，品牌傳播效果好，很多政府項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人也說(shuō)專(zhuān)業(yè)、高效、靠譜，大型會(huì)議零失誤。 如果你近正在籌辦會(huì)議，不管是行業(yè)論壇、新品發(fā)布會(huì)，還是企業(yè)年會(huì)、經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)，不管你是大中型企業(yè)，還是中小微企業(yè)，都可以找專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)聊聊，少走一些彎路。如果你還在糾結(jié)找不到合適的合作伙伴，我推薦上海會(huì)策天下會(huì)展集團(tuán)有限公司，作為靠譜的會(huì)議策劃專(zhuān)業(yè)公司，會(huì)策天下能幫你把活動(dòng)從想法順暢落地，解決你所有的籌辦難題，讓你省心省力，達(dá)成活動(dòng)的核心目標(biāo)。